Gestão Inteligente de Escritórios de Advocacia

Introdução

A gestão  inteligente de um escritório de advocacia deixou de ser uma tarefa intuitiva para se tornar uma disciplina estratégica e essencial para o desenvolvimento de um escritório, especialmente em um mercado jurídico cada vez mais competitivo.

Nesse contexto, a abordagem de “gestão inteligente” surge como uma resposta eficaz a esse cenário, utilizando dados e indicadores de desempenho como ferramentas essenciais para melhorar processos, aumentar a eficiência e maximizar resultados.

Portanto, eu, além da experiência como advogado à mais de 15 anos, estou na liderança de um escritório de advocacia há 10 anos, e vou te trazer algumas recomendações preciosas para alavancar seus resultados, aqui exploraremos como os indicadores podem transformar a administração de um escritório de advocacia, focando em uma perspectiva voltada para resultados concretos – sejam eles financeiros, operacionais ou de satisfação do cliente.

O que é Gestão Inteligente?

A gestão inteligente refere-se à aplicação de métodos baseados em evidências para tomar decisões. Ou seja, em um escritório de advocacia, isso significa abandonar suposições e adotar uma visão analítica, apoiada por indicadores-chave de desempenho, objetivos estratégicos bem definidos (KPIs, do inglês Key Performance Indicators).

Além disso, esses indicadores permitem monitorar aspectos críticos do negócio, como produtividade da equipe, rentabilidade por caso, tempo de resolução de processos e índice de retenção de clientes. Com o avanço da tecnologia, os softwares de gestão jurídica facilitam a coleta e análise desses dados, tornando a gestão inteligente acessível até para pequenos escritórios.

Quais os Principais Desafios dos Escritórios de Advocacia

Quem não deseja que seu negócio seja rentável? Todos que iniciam um empreendimento pensam, em primeiro lugar, em realizar um sonho e em ter lucro com o que faz. Isso acontece com todos os empreendedores. Acontece que, quando aparece um problema ou desafio, nos preocupamos e queremos tomar a melhor decisão. Eu sei que você pensa assim.

Mas é difícil tomar a melhor decisão quando você não sabe para onde quer ir, por exemplo. É por isso que aqui eu vou trazer os principais desafios de um escritório de advocacia e o indicador capaz de reduzir o risco de sua existência.

O empreendedor tem dificuldade de saber se seu serviço é rentável, isso ocorre porque ele não compreende várias etapas do serviço que presta, por exemplo, na prestação de serviços, a viabilidade é essencial, porque você precisa saber se o que está prestes a desenvolver vai ter uma taxa de resolução boa ou não, se ela não tiver, o preço do seu serviço deve levar em conta o risco de dar errado – já imaginou você precificar uma ação/processo e na hora descobrir que aquele caso teve uma reviravolta não prevista, o processo demorar mais, ficar mais horas trabalhando nele, deixar o cliente chateado e ter um custo inesperado?

O Perfil do Cliente

Saber o perfil do seu cliente. Ele é fácil de lidar? se houver uma negociação, ele aceitaria? ele segue suas recomendações? Ele é alguém que fala muito? é um planejador? gosta de anotar tudo? Você sabia que as informações sobre o perfil do seu cliente impactam no sucesso do serviço que você vai prestar? Imagine a seguinte situação: dois clientes entram em contato com você, o mesmo problema, um quer uma rápida resolução, o outro quer brigar no judiciário, com um é possível resolver rápido e com o outro vai demorar bastante. Nas duas situações é preciso precificar o seu serviço corretamente para ter uma boa rentabilidade.

Portanto, para que seu serviço seja rentável, é necessário ter boa precificação e você deve entender bem seu cliente. Por isso indico o seguinte indicador nessa etapa.

O Desafio do Faturamento e Rentabilidade

Indicador sugerido: Precificação/Rentabilidade por cliente ou tipo de ação

Precificação: Precifique com base no custo de trabalho que sua equipe destina para resolução daquele caso, veja um exemplo prático abaixo.

Caso: cliente comprou a vista um computador no valor de R$ 7.500,00 (sete mil e quinhentos reais) pela internet, com retirada na loja, ao retirar o produto na loja identificou que o produto estava quebrado, entregador não quis fazer a devolução, informou que era procedimento da loja. Cliente tentou comunicação com o sac, sem sucesso na devolução, já se passaram mais de 10 dias, o cliente tem várias provas, deseja a devolução do valor que comprou, e teve seu trabalho prejudicado porque ficou impedido de realizar suas atividades laborais. O perfil dele é conciliador, quer resolver loco, fazer um acordo, quer a restituição do valor. Segue suas instruções. Está disposto à perder R$ 200,00 (duzendo reais no máximo).

Você sabe que: a ação pode durar até 30h (todo o processo), seu custo de horas é de R$ 25,00/h, pode haver outros custo de até R$ 500,00 reais. Você quer um retorno de 20% sobre o custo total. E também sabe que pode buscar uma condenação, além da reparação de danos materiais de R$ 5.000,00.

Precificação

HC – Honorários contratuais: 30h x R$25,00 + R$ 500,00

Então, HC = R$ 750,00 + 500,00 = R$ 1.250,00

Logo, os HC + 20% = R$ 1.250,00 + (R$ 1.250,00 x 20%) = R$ 1.250,00 + R$ 250,00 = R$ 1.500,00

Os honorários contratuais servem para cobrir os custos iniciais da ação, afinal, você precisa se reunir para entender o caso, montar as peças, juntar documentação, etc. A partir daí você busca os honorários de êxito desse caso, que vem após decisão do juiz. E pode usar a seguinte prática: conciliar os honorários para serem justos.

Sabemos que o perfil do cliente é de resolução rápida, então é possível que você não realize as 30h totais da ação, logo seria interessante pedir os honorários contratuais da sua precificação de início e o restante após o êxito (de acordo com as regras prescritas pela OAB da sua seccional). Assim:

• Cobrar os R$ 1.500,00 inicialmente;
• Cobrar percentual sobre o êxito após decisão do juiz.

Por que esse indicadore é importante? para identificar quais áreas ou serviços geram mais receita ajuda na alocação estratégica de recursos e no planejamento financeiro.

Exemplo prático: Por exemplo, um escritório descobre que litígios trabalhistas representam 60% do faturamento, mas exigem 80% do tempo da equipe, o que indica a necessidade de otimização ou ajuste de honorários.

 

Desafio da Produtividade da Equipe

Existem vários indicadores que podem medir a sua produtividade e de sua equipe, por exemplo, se você quer medir a eficiência das peças produzidas, calcule quais resultados está conseguindo com as peças produzidas, se quiser saber qual área está exigindo mais energia da sua equipe, verifique as horas que cada um gasta nas atividades. Enfim, a existem alguns idicadores que servem mais que outros para a questão da produtividade.

Para medir o tempo gasto da equipe, sugiro que utilize o indicador de horas trabalhadas pelas horas diponíveis para fazê-la.

Indicador sugerido: Horas trabalhadas versus horas faturáveis.

Por que é importante? Avaliar a eficiência dos advogados e paralegais evita sobrecarga e identifica gargalos operacionais.

Exemplo prático: Nesse sentido, se um advogado registra 160 horas mensais, mas apenas 100 são foram destinada aos clientes de fato, pode ser necessário revisar processos internos ou treinar a equipe para priorizar tarefas de maior valor.

Desafio do Tempo Médio de Resolução

Indicador sugerido: Tempo desde a abertura até o encerramento de um caso.

Por que é importante? Os clientes valorizam a agilidade, e um tempo de resposta menor pode aumentar a satisfação e a reputação do escritório, além uma comunicação mais direta e humanizada.

Exemplo prático: A título de ilustração, um escritório percebe que processos cíveis levam, em média, 18 meses, enquanto a meta é 12 meses, o que sinaliza a necessidade de ajustar fluxos de trabalho para otimizar esse tempo.

Aqui no Sereno Advogados, eu desenvolvi junto com os advogados e a área de inovação, o que nós chamamos de Gestão de Diligências. Funciona assim: a gente já sabe quanto tempo dura, em média, cada tipo de processo, e que pode ocorrer nele e sabemos os prazos de cada um, então, metrificamos cada processo, verificamos se podemos diminuir o tempo dele, e agimos diligenciando estrategicamente em cada caso para reduzir o tempo médio de duração deles. Isso faz com que o processo demore menos para encerrar e na outra ponta dá mais tempo ao advogado para focar no cliente. Estamos transformando essa funcionalidade num programa para ajudar outros advogados a fazerem o mesmo.

Desafio da Satisfação do Cliente

Indicador sugerido: Pesquisas de feedback do cliente

Por que é importante? Clientes satisfeitos geram periodicidade e fidelidade, impactando diretamente a carteira de clientes.

Exemplo prático: Por outro lado, após implementar uma pesquisa pós-atendimento, o escritório nota que 90% dos clientes recomendaram o serviço, mas apontam demora na comunicação como ponto fraco.

Desafio da Taxa de Conversão de Prospecção

Indicador sugerido: Percentual de consultas/apresentação de propostas que se transformam em contratos.

Por que é importante? Medir a eficácia do marketing e a abordagem comercial ajuda a refinar estratégias de captação.

Exemplo prático: Em resumo, de 50 consultas mensais, apenas 10 viram contratos (20%), o que indica a necessidade de melhorar a argumentação de valor ou o público-alvo.

Implementando a Gestão Inteligente

Definição de Metas Claras

Antes de tudo, é crucial que o escritório estabeleça o que “resultado” significa para a sua operação. Isso pode variar dependendo das prioridades do escritório, tais como:

Lucrar mais: Focar em aumentar a receita através de novos casos, otimização de custos ou incremento de honorários.

Atender mais clientes: Expandir a base de clientes, talvez através de marketing eficaz, parcerias estratégicas ou melhorias no atendimento ao cliente.

Ganhar notoriedade: Aumentar a visibilidade e a reputação do escritório na indústria jurídica e entre clientes potenciais, o que pode ser atingido através de publicações, eventos ou prêmios.

Ferramentas de Monitoramento

Após a definição de metas, é essencial investir em ferramentas de monitoramento que ajudem a acompanhar o progresso em direção a esses objetivos. No contexto jurídico, softwares que integrem dados de processos, finanças e atendimento ao cliente são fundamentais, ou mesmo planilhas internas. As vantagens incluem:

Centralização de dados: Facilita o acesso a informações cruciais para a tomada de decisões.

Eficiência operacional: Automatiza tarefas administrativas, permitindo que a equipe se concentre em atividades de maior valor.

Relatórios detalhados: Gera insights valiosos sobre o desempenho do escritório e áreas que precisam de melhorias.

Cultura de Dados

Por fim, é vital treinar a equipe para interpretar e utilizar os indicadores disponíveis de maneira eficaz. Isso significa transformar números em ações práticas.

Aspectos importantes incluem:

Educação contínua: Oferecer treinamento regular para que a equipe esteja sempre atualizada sobre como usar as ferramentas e interpretar os dados.

Tomada de decisão baseada em dados: Incentivar uma abordagem analítica para resolver problemas e implementar estratégias.

Feedback constante: Estabelecer um ciclo de feedback onde os resultados sejam avaliados e ajustados conforme necessário.

A Gestão Inteligente de Escritórios de Advocacia aponta para um fluxo constante de definições, mas tudo inicia com Metas Claras, sem metas não há o que monitorar ou revisar. Observe o mapa a seguir:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Em resumo, ao definir metas claras, investir em ferramentas de monitoramento eficazes e estabelecer uma cultura de dados, um escritório jurídico pode não apenas sobreviver, mas prosperar em um ambiente competitivo.

Benefícios e Desafios

Os benefícios da gestão inteligente incluem maior controle financeiro, decisões embasadas e competitividade no mercado. No entanto, desafios como resistência à tecnologia, custo inicial de implementação e necessidade de capacitação podem surgir. Para superá-los, exige-se comprometimento e uma visão de objetivos de longo prazo.

 

Conclusão

Em resumo, a gestão inteligente, orientada por indicadores, é uma evolução natural para escritórios de advocacia que buscam prosperar em um ambiente dinâmico.

Ao focar em resultados mensuráveis, os gestores podem não apenas sobreviver à concorrência, mas também construir um negócio sustentável e orientado ao cliente.

Portanto, o segredo está em transformar dados em insights e insights em ações – um ciclo contínuo de aprendizado e melhoria.

Quer descobrir mais ferramentar para gerenciar seu escritório estrategicamente? Fale comigo por um de nossos canais. Até breve!